Eine Besprechung aus einer Sprechblase planen

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Möchten Sie ein Zeitfenster für Ihr nächstes Meeting finden, das für die maximale Anzahl der Mitglieder Ihrer Bubble geeignet ist? Verwenden Sie den Besprechungsplaner, um das am besten geeignete Zeitfenster basierend auf dem Zeitplan Ihrer Mitglieder zu finden.

Hinweis: Ihre Bubble muss über einen direkten Link zugänglich sein, um den Meeting Scheduler nutzen zu können. Erfahren Sie mehr

Ein Meeting planen

Sie können in einer Bubble nach Zeitfenstern für Ihre nächste Besprechung suchen. Rainbow schlägt Zeitfenster vor, die auf dem Kalender der Mitglieder in der Bubble basieren.
Sie können angeben, ob die Anwesenheit eines Mitglieds obligatorisch oder optional ist, um die Anzahl der möglichen Zeitfenster zu erhöhen. Sobald das Zeitfenster festgelegt ist, sendet Rainbow eine Outlook-Einladung an die Beteiligten.

1. Gehen Sie in die Bubble, in der Sie eine Besprechung planen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Aktionen" rechts im oberen Banner.
3. Wählen Sie im Menü " Besprechung planen", um die Planungsseite zu öffnen.
4. Wählen Sie einen Namen und eine Dauer für diese Besprechung, und wählen Sie dann aus, wann Sie sie planen möchten.
5. Wählen Sie unter den Mitgliedern der Bubble aus, wer an dieser Besprechung teilnehmen soll. Sie können angeben, ob die Anwesenheit eines Mitglieds obligatorisch(erforderlich) oder optional ist.
6. Rainbow schlägt dann Zeitfenster vor, basierend auf den Kriterien, die Sie in den vorherigen Schritten angegeben haben. Die Vorschlagsliste gibt die Anzahl der verfügbaren Mitglieder gegenüber der Anzahl der gewünschten Mitglieder an.
7. Wählen Sie ein Zeitfenster aus der Liste aus, um weitere Details zu den verfügbaren Personen aufzurufen. Sie können die verfügbaren und nicht verfügbaren Benutzer in diesem Zeitfenster anzeigen.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einladen", um Einladungen per E-Mail zu versenden oder "Zurück", um ein anderes Zeitfenster zu wählen.

Hinweis: Sie können nur auf die Kalenderinformationen Ihrer Kollegen zugreifen. Deren E-Mail-Adresse in Office365 und deren Rainbow Login müssen ebenfalls übereinstimmen. Mitglieder, die diese Kriterien nicht erfüllen , werden bei der Terminsuche nicht berücksichtigt, erhalten aber trotzdem die Einladung per E-Mail.

Tipps: Wenn Sie einige Mitglieder als "erforderlich" kennzeichnen, wird Rainbow Ihnen nur Termine anbieten, bei denen diese Personen verfügbar sind.

Verwalten des Meetings in Outlook

Sie können der Einladung von Outlook aus folgen. Es wird ein Termin in Ihrem Kalender angelegt und eine Einladung erstellt und an die entsprechenden Personen gesendet. Sie können dieses Meeting wie jedes andere Ereignis im Outlook-Kalender bearbeiten oder absagen.

1. Der Name des Meetings in Outlook entspricht dem Namen Ihrer Sprechblase (z. B. Neue Produktreihen) in Verbindung mit dem Namen Ihres Meetings (z. B. Brainstorming).
2. Die eingeladenen Personen und das Zeitfenster stimmen mit den in Rainbow getroffenen Auswahlen überein.
3. Der Veranstaltungstext enthält einen direkten Link zur Bubble, um mit einem Klick an der Webkonferenz teilzunehmen.