Eine Besprechung von einem Bubble aus planen

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Möchten Sie ein Zeitfenster für Ihr nächstes Meeting finden, das für die maximale Anzahl der Mitglieder Ihrer Bubbles geeignet ist? Verwenden Sie den Besprechungsplaner, um das am besten geeignete Zeitfenster basierend auf dem Zeitplan Ihrer Mitglieder zu finden.

Hinweis: Ihre Bubble muss über einen direkten Link zugänglich sein, um den Besprechungsplaner nutzen zu können. Erfahren Sie mehr

Eine Besprechung planen

Sie können in einer Bubble nach Zeitfenstern für Ihre nächste Besprechung suchen. Rainbow schlägt Zeitfenster vor, die auf dem Kalender der Mitglieder in der Bubble basieren.
Sie können angeben, ob die Anwesenheit eines Mitglieds obligatorisch oder optional ist, um die Anzahl der möglichen Zeitfenster zu erhöhen. Sobald das Zeitfenster festgelegt ist, sendet Rainbow eine Outlook-Einladung an die Beteiligten.

1. Gehen Sie zu der Bubble, in der Sie eine Besprechung planen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche " Andere Aktionen" auf der rechten Seite des oberen Banners.
3. Wählen Sie im Menü " Besprechung planen", um die Planungsseite zu öffnen.
4. Wählen Sie einen Namen und eine Dauer für diese Besprechung aus, und wählen Sie dann, wann Sie sie planen möchten.
5. Wählen Sie aus den Mitgliedern der Bubble die Personen aus, die an dieser Besprechung teilnehmen sollen. Sie können angeben, ob die Anwesenheit eines Mitglieds obligatorisch(erforderlich) oder optional ist.
6. Rainbow schlägt dann Zeitfenster vor, die auf den Kriterien basieren, die Sie in den vorherigen Schritten angegeben haben. Die Vorschlagsliste gibt die Anzahl der verfügbaren Mitglieder im Vergleich zur Anzahl der gewünschten Mitglieder an.
7. Wählen Sie ein Zeitfenster aus der Liste aus, um weitere Details über die verfügbaren Personen zu erhalten. Sie können die verfügbaren und nicht verfügbaren Benutzer in diesem Zeitfenster anzeigen.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einladen", um Einladungen per E-Mail zu versenden, oder auf "Zurück", um ein anderes Zeitfenster zu wählen.

Hinweis: Sie können nur auf die Kalenderinformationen Ihrer Kollegen zugreifen. Deren E-Mail Adresse in Office365 und deren Rainbow Login müssen ebenfalls übereinstimmen. Mitglieder, die diese Kriterien nicht erfüllen , werden bei der Terminsuche nicht berücksichtigt, erhalten aber dennoch die Einladung per E-Mail.

Tipps: Wenn Sie einige Mitglieder als "erforderlich" angeben, bietet Rainbow Ihnen nur Termine an, für die diese Personen verfügbar sind.

Verwalten Sie das Meeting in Outlook

Sie können der Einladung von Outlook aus folgen. In Ihrem Kalender wird ein Termin erstellt und eine Einladung an die betreffenden Personen verschickt. Sie können diese Besprechung wie jedes andere Ereignis im Outlook-Kalender bearbeiten oder absagen.

1. Der Name der Besprechung in Outlook entspricht dem Namen Ihrer Bubble (z. B. Neue Produktpalette), die mit dem Namen Ihrer Besprechung (z. B. Brainstorming) verknüpft ist.
2. Die eingeladenen Personen und das Zeitfenster stimmen mit den in Rainbow getroffenen Auswahlen überein.
3. Der Veranstaltungstext enthält einen direkten Link zur Bubble, um der Webkonferenz mit einem Klick beizutreten.