Programar una Réunions de un Bulle

Este artículo ha sido traducido automáticamente. Véase la versión de referencia en inglés.

¿Te gustaría encontrar una franja horaria para tu próxima reunión que se adapte al máximo número de Miembros de tu Bulle? Utiliza el Programador de reuniones para encontrar la franja hor aria más adecuada en función del horario de tus Miembros.

Nota: Para poder utilizar el Programador de Reuniones, su Burbuja debe ser accesible a través de un enlace directo. Más información

Programar una Réunions

Puede buscar franjas horarias para su próxima reunión en una Burbuja. Rainbow le propondrá franjas horarias basadas en el calendario de los Miembros de la Burbuja.
Puede especificar si la presencia de un Miembro es obligatoria u opcional para aumentar el número de franjas horarias potenciales. Una vez determinada la franja horaria, Rainbow enviará una invitación Outlook a los implicados.

1. Vaya al Bulle en el que desea programar una reunión.
2. Haz clic en el botón "Otras acciones" en la parte derecha del banner superior.
3. En el menú, elija " Programar una reunión" para abrir la página de planificación.
4. Elija un nombre y una duración para esta reunión y, a continuación, seleccione cuándo desea programarla.
5. Seleccione entre los miembros del Bulle quién debe asistir a esta reunión. Puede especificar si la presencia de un miembro es obligatoria(requerida) u opcional.
6. Rainbow le propondrá franjas horarias en función de los criterios que haya especificado en los pasos anteriores. La lista de propuestas especifica el número de Miembros disponibles frente al número de Miembros deseados.
7. Seleccione una franja horaria de la lista para acceder a más detalles sobre las personas disponibles. Puede ver los Usuarios disponibles y no disponibles en esa franja horaria.
8. Haga clic en el botón "Invitar" para enviar invitaciones por correo electrónico o "Volver" para elegir otra franja horaria.

Nota: Sólo puede acceder a la información del calendario de sus compañeros. Su dirección de correo electrónico en Office365 y su nombre de usuario en Rainbow también deben coincidir. Los miembros que no cumplan estos criterios no serán tenidos en cuenta para la búsqueda de franja horaria, pero recibirán igualmente la invitación por correo electrónico.

Consejos: Si indica algunos Miembros como "required" Rainbow sólo le ofrecerá franjas horarias en las que esas personas estén disponibles.

Gestionar la Réunions en Outlook

Puede seguir la invitación desde Outlook. Se crea un evento en su calendario y se crea una invitación que se envía a las personas pertinentes. Puede modificar o cancelar esta reunión como cualquier evento del calendario de Outlook.

1. El nombre de la reunión en Outlook corresponde al nombre de su Bulle (por ejemplo, New Product Ranges) asociado al nombre de su reunión (por ejemplo, Brainstorming).
2. Las personas invitadas y la franja horaria coinciden con las elecciones realizadas en Rainbow.
3. El texto del evento incluye un enlace directo a la Burbuja para unirse a la Conférence Web con un solo clic.