Vous pouvez gérer en masse les membres de votre Compagnie à l'aide de fichiers de configuration (format .csv). Cette fonction est très utile pour les Compagnies possédant un grand nombre de membres. Par ce biais, vous pourrez créer, mettre à jour ou supprimer l'ensemble de vos collègues en quelques clics.
Un modèle de fichier source est disponible dans votre espace d'administration. Ce fichier présente l'ensemble des possibilités offertes pour gérer vos membres.

Note: Les fonctions d'administration des Compagnies sont disponibles sur ordinateur (applications Web et applications de bureau). 

Comment créer ou modifier en masse les membres de ma Compagnie?

Récupération du modèle de fichier source

1. Cliquez sur le bouton "Gérez votre Compagnie" dans le bandeau supérieur de votre écran.
2. Dans l'onglet de gauche, cliquez sur "Ma Compagnie" pour accéder à la configuration de cette dernière.
3. Cliquez ensuite sur l'onglet "Membres" pour afficher un espace dédié à la gestion de vos collègues.
4. Cliquez sur le bouton "Importer" pour ouvrir la page dédiée à cette fonction.
5. Choisissez "Importer des informations d'usagers depuis un fichier CSV".
6. Dans le premier paragraphe, relatif aux informations de vos membres, cliquez sur "Télécharger le fichier d'exemple".

Préparation du fichier source

Ouvrez le modèle de fichier téléchargé depuis votre espace d'administration. Le fichier inclut une description des opérations réalisables.

Les champs "Action" et "LoginEmail" doivent obligatoirement être renseignés car ils concernent l'action à mener et le compte du membre ciblé. Les trois actions disponibles sont:

1. Create: Créer un utilisateur en lui attribuant automatiquement les données insérées  dans les colonnes B à P.
   
   
2. Update: Met à jour un utilisateur en lui attribuant automatiquement les données insérées dans les colonnes B à P. Le fait de laisser une case vide n'écrase pas la valeur active avant l'import du fichier.
   
   
3. Delete: Supprime un utilisateur et toutes ses données (conversations, contacts etc.).

Note: Pour les valeurs se terminant par "0", vous pouvez créer une nouvelle colonne avec le même label se terminant par "1". Cela vous permet d'ajouter par exemple plusieurs MobilePhone ou Service.

Avertissement: Attention à respecter le format CSV encodé en UTF8 lors de l'enregistrement du fichier source.

                         Afin de conserver le format E.164 des numéros:

• appliquer le format "texte" à la colonne appropriée afin de pouvoir entrer un "+" de tête ou ajouter le caractère ' devant le numéro.

• Vous pouvez également choisir d'importer le fichier dans une feuille excel en sélectionnant l'onglet "Données" puis "A partir du texte" dans le bandeau supérieur. Dans l'affichage "Aperçu des données", sélectionnez les colonnes appropriées et cochez "Texte" dans la colonne "Format des données" avant de cliquer sur "Terminer" pour obtenir des données correctement affichées.

  Import du fichier source et analyse des résultats

1. A partir de la page "Importer des utilisateur en masse" dans votre espace d'administration, cliquez sur le bouton "Parcourir".
2. Choisissez le fichier source préalablement renseigné et cliquez sur "Ouvrir".
3. Choisissez une description pour votre import. Cette dernière vous permet de tracer les différents imports que vous réalisez.
4. Cliquez sur le bouton "Importer" pour démarrer l'opération.
5. Un récapitulatif des actions allant être réalisées est alors présenté. Pour valider votre choix, cliquez à nouveau sur le bouton "Importer".
6. Une barre de progression présente l'avancement de l'opération et un statut final s'affiche.
7. Une ligne s'ajoute dans le tableau "Résultats des opération d'import". Vous pouvez cliquer sur cette dernière pour obtenir un rapport détaillé des opérations menées.
8. Ce rapport peut également être téléchargé pour être archivé ou pour l'étude de potentiels cas d'erreurs.

Note: Lors de la création de membres à l'aide d'un fichier CSV, vous avez la possibilité de notifier (ou non) l'utilisateur par email.

Pour aller plus loin: Découvrez comment utiliser le même processus d'approvisionnement de masse pour gérer l'Extension PBX des membres de votre société. Montrez-moi