Planifier une réunion à partir d'une bulle

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Vous souhaitez trouver un créneau horaire pour votre prochaine réunion qui conviendrait à un maximum de Réunions de votre Bulle ? Utilisez le Planificateur de réunion pour trouver le créneau horaire le plus approprié en fonction de l'emploi du temps de vos Réunions.

Note: Votre Bulle doit être accessible par un lien direct pour utiliser le Planificateur de réunion. En savoir plus

Planifier une réunion

Vous pouvez rechercher des créneaux horaires pour votre prochaine réunion dans une Bulle. Rainbow vous proposera des créneaux horaires basés sur le calendrier des Membres de la Bulle.
Vous pouvez spécifier si la présence d'un Membre est obligatoire ou facultative afin d'augmenter le nombre de créneaux horaires potentiels. Une fois la plage horaire déterminée, Rainbow envoie une invitation Outlook aux personnes concernées.

1. Rendez-vous dans la Bulle où vous souhaitez planifier une réunion.
2. Cliquez sur le bouton "Autres actions" dans la partie droite du bandeau supérieur.
3. Dans le menu, choisissez " Planifier une réunion" pour ouvrir la page de planification.
4. Choisissez un nom et une durée pour cette réunion, puis sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez la planifier.
5. Sélectionnez parmi les Réunions de Bulle les personnes qui doivent participer à cette réunion. Vous pouvez préciser si la présence d'un membre est obligatoire(requise) ou facultative.
6. Rainbow Le logiciel propose ensuite des créneaux horaires en fonction des critères que vous avez spécifiés dans les étapes précédentes. La liste des propositions précise le nombre de membres disponibles par rapport au nombre de membres souhaités.
7. Choisissez un créneau dans la liste pour accéder à plus de Détails sur les personnes disponibles. Vous pouvez visualiser les utilisateurs disponibles et indisponibles dans ce créneau horaire.
8. Cliquez sur le bouton "Invite" pour envoyer des invitations par e-mail ou "Back" pour choisir un autre créneau horaire.

Note: Vous ne pouvez accéder qu'aux informations du calendrier de vos collègues. Leur adresse e-mail dans Office365 et leur login Rainbow doivent également correspondre. Les Réunions qui ne répondent pas à ces critères ne seront pas prises en compte pour la recherche de créneau horaire mais recevront tout de même l'invitation par email.

Conseils: Si vous indiquez que certains membres sont "requis", Rainbow ne vous proposera que des créneaux horaires pour lesquels ces personnes sont disponibles.

Gérer la réunion dans Outlook

Vous pouvez suivre l'invitation à partir d'Outlook. Un événement est créé dans votre calendrier et une invitation est créée et envoyée aux personnes concernées. Vous pouvez modifier ou annuler cette réunion comme n'importe quel événement dans le calendrier Outlook.

1. Le nom de la réunion dans Outlook correspond au nom de votre Bulle (ex : Nouvelles gammes de produits) associé au nom de votre réunion (ex : Brainstorming).
2. Les personnes invitées et le créneau horaire correspondent aux choix effectués sur Rainbow.
3. Le texte de l'événement comprend un lien direct vers la Bulle pour rejoindre la Conférence web en un clic.