Planifier une réunion à partir d'une conversation

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Vous souhaitez trouver un créneau horaire pour votre prochaine réunion ? Utilisez le planificateur de réunion pour trouver le créneau horaire le plus approprié en fonction de l'agenda de votre interlocuteur.

Planifier une réunion

Vous pouvez rechercher des créneaux horaires pour votre prochaine réunion dans une conversation. Rainbow vous proposera des créneaux horaires en fonction de l'agenda de votre interlocuteur. Une fois le créneau horaire déterminé, Rainbow envoie une invitation Outlook aux personnes concernées.

1. Allez dans la conversation où vous voulez programmer une réunion.
2. Cliquez sur le bouton "Autres actions" dans la partie droite du bandeau supérieur.
3. Dans le menu, choisissez " Planifier une réunion" pour ouvrir la page de planification.
4. Choisissez un nom et une durée pour cette réunion, puis sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez la programmer.
5. Rainbow vous proposera alors des créneaux horaires en fonction des critères que vous avez spécifiés dans les étapes précédentes.
6. Choisissez un créneau dans la liste et cliquez sur le bouton "Invite" pour envoyer des invitations par e-mail ou "Back" pour choisir un autre créneau.

Remarque: Vous ne pouvez accéder qu'aux informations du calendrier de vos collègues. Leur adresse e-mail dans Office365 et leur login Rainbow doivent également correspondre. Les utilisateurs qui ne répondent pas à ces critères ne seront pas pris en compte dans la recherche de créneau horaire mais recevront tout de même l'invitation par e-mail.

Gérer la réunion dans Outlook

Vous pouvez suivre l'invitation depuis Outlook. Un événement est créé dans votre calendrier et une invitation est créée et envoyée aux personnes concernées. Vous pouvez modifier ou annuler cette réunion comme n'importe quel événement dans le calendrier Outlook.

1. Le nom de la réunion dans Outlook correspond au nom de votre réunion (ex. Brainstorming) associé à votre nom / celui de votre interlocuteur (ex. Susan LEE / Adam LEE).
2. Les personnes invitées et le créneau horaire sont cohérents avec les choix effectués dans Rainbow.
3. Le texte de l'événement comprend un lien direct vers la bulle pour rejoindre la conférence Web en un clic.